Sąskaitų išrašymo procesai¶
Priklausomai nuo jūsų verslo ir naudojamos programos, yra įvairių būdų automatizuoti klientų sąskaitų faktūrų kūrimą Odoo. Paprastai sistema sukuria sąskaitų projektus (naudodama informaciją iš kitų dokumentų, pvz., pardavimo užsakymų arba sutarčių), o buhalteris tiesiog turi patvirtinti šiuos projektus ir išsiųsti sąskaitas partija (įprastu paštu arba el. paštu).
Priklausomai nuo jūsų verslo, galite pasirinkti vieną iš šių būdų sukurti sąskaitos juodraščius:
Pardavimai¶
Pardavimo užsakymas ‣ Sąskaita faktūra¶
Daugumoje įmonių pardavėjai sukuria pasiūlymus, kurie, patvirtinus, tampa užsakymo dokumentais. Tada, remiantis užsakymo dokumentu, sukuriamos sąskaitų projektai. Jūs turite skirtingas galimybes, tokias kaip:
Sąskaita rankiniu būdu: naudokite mygtuką pardavimo užsakyme, kad sukurtumėte sąskaitos projektą
Sąskaita prieš pristatymą: išrašykite sąskaitą už visą užsakymą prieš pradedant pristatymo užsakymą
Sąskaita pagal pristatymo užsakymą: žr. kitą skyrių
Sąskaita prieš pristatymą paprastai naudojama elektroninės prekybos programėlėje, kai klientas sumoka užsakymo metu, o mes pristatome vėliau. (iš anksto apmokėta)
Daugeliu kitų naudojimo atvejų rekomenduojama sąskaitas faktūras išrašyti rankiniu būdu. Tai leidžia pardavėjui inicijuoti sąskaitą faktūrą pagal poreikį su galimybėmis: išrašyti sąskaitą faktūrą už visą užsakymą, sąskaitą faktūrą už procentą (avansas), sąskaitą faktūrą už kelias eilutes, sąskaitą faktūrą už fiksuotą avansą.
Šis procesas yra tinkamas tiek paslaugoms, tiek fiziniams produktams.
Taip pat žiūrėkite
Pardavimo užsakymas ‣ Pristatymo užsakymas ‣ Sąskaita faktūra¶
Mažmenininkai ir elektroninės prekybos įmonės paprastai išrašo sąskaitas remdamiesi pristatymo užsakymais, o ne pardavimo užsakymais. Šis metodas tinka verslui, kuriame pristatytų prekių kiekis gali skirtis nuo užsakytų kiekių, pavyzdžiui, maisto produktų (sąskaita faktūra išrašoma pagal faktinį kilogramų kiekį).
Tokiu būdu, jei pristatote dalinį užsakymą, sąskaitą faktūrą išrašote tik už tai, ką iš tikrųjų pristatėte. Jei vykdote užsakymus atgal (pristatote dalinai, o likusią dalį vėliau), klientas gaus dvi sąskaitas faktūras – po vieną už kiekvieną pristatymo užsakymą.
Taip pat žiūrėkite
Elektroninės prekybos užsakymas ‣ Sąskaita-faktūra¶
El. prekybos užsakymas taip pat sukels užsakymo sukūrimą, kai jis bus visiškai apmokėtas. Jei leidžiate apmokėti užsakymus čekiu arba banko pervedimu, Odoo sukurs tik užsakymą, o sąskaita faktūra bus sukurta tik gavus apmokėjimą.
Sutartys¶
Įprastos sutartys ‣ Sąskaitos faktūros¶
Jei naudojate sutartis, galite sukelti sąskaitą faktūrą pagal laiką ir panaudotas medžiagas, išlaidas arba paslaugų/produktų fiksuotas eilutes. Kiekvieną mėnesį pardavimų vadybininkas sukels sąskaitą faktūrą pagal sutarties veiklas.
Veiklos gali būti:
fiksuoti produktai/paslaugos, susiję su šiuo sutartimi pagal pardavimo užsakymą
įsigytos medžiagos (kurias sąskaitą faktūrą pateiksite iš naujo)
laikas ir medžiagos pagal laikraščių arba pirkimų (subrangos) dokumentus
išlaidos, tokios kaip kelionės ir apgyvendinimo, kurias jūs išrašote iš naujo klientui
Galite išrašyti sąskaitą pasibaigus sutarčiai arba išrašyti tarpines sąskaitas. Šis požiūris naudojamas paslaugų įmonėse, kurios sąskaitas išrašinėja dažniausiai pagal laiką ir medžiagas. Paslaugų įmonės, kurios išrašinėja sąskaitas už fiksuotą kainą, naudoja įprastą pardavimo užsakymą.
Pasikartojančios sutartys ‣ Sąskaitos faktūros¶
Abonementams sąskaita faktūra išrašoma periodiškai, automatiškai. Sąskaitų faktūrų išrašymo dažnumas ir apmokestinamos paslaugos/produktai yra nustatyti sutartyje.
Taip pat žiūrėkite
Kiti¶
Rankinis sąskaitos faktūros sukūrimas¶
Vartotojai taip pat gali rankiniu būdu kurti sąskaitas faktūras nenaudodami sutarčių ar pardavimo užsakymų. Tai rekomenduojamas būdas, jei nereikia valdyti pardavimo proceso (pasiūlymų) arba produktų ar paslaugų pristatymo.
Net jei sąskaitą faktūrą generuojate iš pardavimo užsakymo, išskirtiniais atvejais gali reikėti sąskaitas faktūras kurti rankiniu būdu:
jei reikia sukurti grąžinimą
Jei reikia suteikti nuolaidą
jeigu jums reikia pakeisti sąskaitą faktūrą, sukurtą iš pardavimo užsakymo
jei jums reikia išrašyti sąskaitą už ką nors, kas nėra susiję su jūsų pagrindine veikla
Konkretūs moduliai¶
Kai kurie specifiniai moduliai taip pat gali generuoti preliminarias sąskaitas faktūras:
narystė: kasmet išrašykite sąskaitą nariams
remontai: išrašykite sąskaitą už pardavimo po paslaugų
Sąskaitų faktūrų pertvarkymas¶
Yra galimybė perrikiuoti sąskaitas faktūras, tačiau su tam tikrais apribojimais:
Funkcija neveikia, kai įrašai yra senesni nei užrakinimo data.
Funkcija neveikia, jei seka neatitinka įrašo mėnesio.
Tai neveikia, jei seka sukelia dublikaciją.
Sąskaitos faktūros tvarka lieka nepakitusi.
Tai naudinga žmonėms, kurie naudoja numeraciją iš kitos programinės įrangos ir nori tęsti einamuosius metus nepradedant iš naujo.
Sąskaitų faktūrų skaitmeninimas naudojant optinį simbolių atpažinimą (OCR)¶
Sąskaitų faktūrų skaitmeninimas – tai procesas, kai tradicinės popierinės sąskaitos faktūros automatiškai užkoduojamos į sąskaitų formas jūsų apskaitoje.
Odoo naudoja OCR ir dirbtinio intelekto technologijas, kad atpažintų dokumentų turinį. Tiekėjo sąskaitos faktūros ir kliento sąskaitos formos automatiškai sukuriamos ir užpildomos pagal nuskaitytas sąskaitas.
Taip pat žiūrėkite