Tvarkyti tiekėjų sąskaitas¶
Pardavėjo sąskaita yra sąskaita faktūra už produktus ir (arba) paslaugas, kurias įmonė perka iš pardavėjo. Pardavėjo sąskaitos užregistruoja mokėtinas sumas, kai jos atkeliauja iš pardavėjų, ir gali apimti sumas už įsigytas prekes ir (arba) paslaugas, pardavimo mokesčius, transportavimo ir pristatymo išlaidas bei kitus mokesčius.
„Odoo“ sistemoje tiekėjo sąskaita gali būti sukurta įvairiais pirkimo proceso etapais – tai priklauso nuo pasirenkamos sąskaitų kontrolės politikos „Pirkimų“ programėlės nustatymuose.
Sąskaitų kontrolės politika¶
Norėdami peržiūrėti ir redaguoti numatytąją sąskaitų kontrolės politiką bei atlikti pakeitimus, eikite į ir slinkite žemyn iki Sąskaitų faktūrų išrašymas skyriaus.
Čia yra du Sąskaitų kontrolės politikos pasirinkimai: Užsakytos kiekiai ir Gautos kiekiai. Pasirinkus politiką, spustelėkite Išsaugoti, kad išsaugotumėte pakeitimus.
Pasirinkta politika bus numatyta bet kuriam naujam sukurtam produktui. Kiekvienos politikos apibrėžtys yra tokios:
Užsakytos kiekiai: sukuria tiekėjo sąskaitą-faktūrą, kai tik patvirtinamas pirkimo užsakymas. Produktai ir kiekiai pirkimo užsakyme naudojami sąskaitos faktūros juodraščiui sukurti.
Gautos kiekiai: sąskaita faktūra sukuriama tik po to, kai dalis viso užsakymo kiekio yra gauta. Gautos prekės ir kiekiai naudojami projektiniam sąskaitos faktūros projektui sukurti.
Patarimas
Jei produktui reikia kitos valdymo politikos, numatytąją sąskaitų kontrolės politiką galima pakeisti nuėjus į Pirkimo skirtuką produkto šablone ir pakeitus jo Kontrolės Politika laukelį.
3 pakopų sutikrinimas¶
Trijų krypčių atitikimas užtikrina, kad tiekėjo sąskaitos faktūros būtų sumokėtos tik tada, kai dalis (arba visi) produktų, įtrauktų į pirkimo užsakymą, iš tikrųjų yra gauti.
Norėdami jį aktyvuoti, eikite į ir slinkite žemyn į Sąskaitų išrašymas skyrių. Tada pažymėkite langelį šalia 3-jų etapų suderinimas: pirkimai, priėmimai ir sąskaitos ir spustelėkite Išsaugoti, kad išsaugotumėte pakeitimus.
Svarbu
3-jų krypčių atitikimas yra tik skirtas veikti su Sąskaitų kontrolės politika, nustatyta į Gautų kiekių.
Kurti ir tvarkyti tiekėjų sąskaitas dėl gavimo kvitų¶
Kai produktai yra priimami į įmonės sandėlį, sukuriami gavimo dokumentai. Kai įmonė apdoroja gautus kiekius, ji gali pasirinkti sukurti tiekėjo sąskaitą tiesiogiai iš sandėlio gavimo formos. Priklausomai nuo sąskaitos kontrolės politikos, pasirinktos nustatymuose, tiekėjo sąskaitos sukūrimas baigiamas skirtingais pirkimo proceso etapais.
Su nustatyta sąskaitų kontrolės politika užsakytoms kiekiams¶
Sąskaitų faktūrų valdymo politika, naudojant užsakytų kiekių taisykles, pirmiausia eikite į , slinkite žemyn iki Sąskaitų faktūrų išrašymas sekcijos ir pasirinkite Užsakyti kiekiai po Sąskaitų faktūrų valdymas. Tada spustelėkite Išsaugoti, kad išsaugotumėte pakeitimus.
Toliau eikite į programėlę ir spauskite Sukurti, kad sukurtumėte naują kainos užklausą (RFQ). Tai atidarys tuščią RFQ detalių formą.
Ant tuščios detalios formos, pridėkite pardavėją į RFQ lauką Pardavėjas, ir pridėkite produktus į eilutes Produktas, paspaudę Pridėti eilutę.
Tada patvirtinkite RFQ paspausdami mygtuką Patvirtinti užsakymą virš detalių formos. Tai padarę, RFQ paversite pirkimo užsakymu.
Tada spustelėkite mygtuką Sukurti sąskaitą, kad sukurtumėte tiekėjo sąskaitą už pirkimo užsakymą.
Paspaudus mygtuką Sukurti sąskaitą, atverčiamas puslapis Sąskaitos projektas pirkimo užsakymui.
Spustelėkite Projektas Sąskaitos faktūros ir paspauskite Redaguoti mygtuką, norėdami pakeisti sąskaitą faktūrą ir pridėti sąskaitos faktūros datą į lauką Sąskaitos faktūros data. Jei reikia, pridėkite papildomus produktus prie eilučių Produktas, paspausdami Pridėti eilutę skirtuke Sąskaitos faktūros eilutės.
Toliau patvirtinkite sąskaitą, spustelėdami mygtuką Patvirtinti puslapyje Sąskaitos Juodraštis.
Patarimas
Kadangi sąskaitų kontrolės politika nustatyta kaip užsakyti kiekiai, sąskaitos projektą galima patvirtinti iš karto po jo sukūrimo, dar negaunant jokių prekių.
Naujoje Tiekėjo sąskaitoje įrašykite Sąskaitos nuorodos numerį, kuris gali būti naudojamas sąskaitai suderinti su papildomais dokumentais (pvz., PO). Tada spustelėkite . Tai sukels iššokantį langą, kuriame galėsite pasirinkti mokėjimo Žurnalą; pasirinktą Mokėjimo būdą; ir Gavėjo banko sąskaitą galima pasirinkti iš išskleidžiamojo meniu.
Be to, iš šio iššokančio lango galima pakeisti sąskaitoje Suma, Mokėjimo data ir Pastaba (Nuorodos numeris). Kai būsite pasirengęs, spustelėkite Sukurti mokėjimą, kad baigtumėte kurti Tiekėjo sąskaitą. Tai atlikus, RFQ formoje bus rodomas žalias Atliekama mokėjimą pranešimas.
Pastaba
Kiekvienoje tiekėjo sąskaitoje pateikiama galimybė pasirinkti Pridėti kreditinę sąskaitą arba Pridėti debetinę sąskaitą. Kreditinė sąskaita paprastai išrašoma, kai prekių tiekėjas arba pardavėjas gauna atgal tam tikrą kiekį parduotų prekių iš kliento, kuriam jos buvo parduotos, o debetinės sąskaitos yra skirtos prekėms, grąžintoms iš kliento/pirkėjo tiekėjui arba pardavėjui.
Atsižvelgiant į sąskaitų kontrolės politiką, nustatytą gautų kiekių atžvilgiu¶
Įspėjimas
Jeigu bandoma sukurti tiekėjo sąskaitą negaunant jokio produkto kiekio (naudojant gautų kiekių sąskaitų kontrolės politiką), pasirodo klaidos pranešimas ir prieš tęsiant būtina pakeisti nustatymus.
Norėdami kurti ir tvarkyti tiekėjų sąskaitas pagal gavimų gautų kiekių sąskaitų kontrolės politiką, pirmiausia eikite į , slinkite žemyn iki Sąskaitų išrašymas skilties ir pasirinkite Gauti kiekiai po Sąskaitų kontrolė. Tada spustelėkite Įrašyti, kad išsaugotumėte pakeitimus.
Tada eikite į programėlę ir paspauskite Kurti, kad sukurtumėte naują PRA formą. Tai padarius, atveriama tuščia PRA detalė forma.
Ant tuščios detalios formos, pridėkite pardavėją į RFQ lauką Pardavėjas, ir pridėkite produktus į eilutes Produktas, paspaudę Pridėti eilutę.
Tada patvirtinkite RFQ paspausdami mygtuką Patvirtinti užsakymą virš detalių formos. Tai padarę, RFQ paversite pirkimo užsakymu.
Galiausiai spustelėkite mygtuką Sukurti sąskaitą, kad sukurtumėte pirkimo užsakymo sąskaitą.
Pastaba
Spustelėjus Create Bill, kol dar nė viena prekė nebuvo gauta, atsiras User Error iššokantis langas. Purchase Order reikalauja gauti bent dalinį užsakyme nurodytų prekių kiekį, kad būtų galima sukurti tiekėjo sąskaitą.
Tada spustelėkite išmanųjį mygtuką Kvitas, kad pamatytumėte sandėlio kvito formą.
Sandėlio kvito formoje spustelėkite , kad pažymėtumėte Atlikta kiekius. Tada grįžkite į (naudodamiesi naršymo nuorodomis) ir spustelėkite mygtuką Sukurti sąskaitą pirkimo užsakymo formoje.
Tai atskleidžia Pirkimo užsakymo projektą. Projekto langelyje spauskite Redaguoti mygtuką ir įrašykite Sąskaitos datą. Jei reikia, pridėkite papildomų produktų prie Produkto linijų paspausdami Pridėti eilutę.
Toliau spustelėkite mygtuką Patvirtinti, kad patvirtintumėte Sąskaitos juodraštį.
Pastaba
Kadangi sąskaitos kontrolės politika nustatyta pagal gautus kiekius, projektinė sąskaita gali būti tik patvirtinta, kai bent dalis kiekių yra gauta.
Naujoje Tiekėjo sąskaitoje įrašykite Sąskaitos nuorodos numerį, kuris gali būti naudojamas sąskaitai suderinti su papildomais dokumentais (pvz., PO). Tada spustelėkite . Tai sukels iššokantį langą, kuriame galėsite pasirinkti mokėjimo Žurnalą; pasirinktą Mokėjimo būdą; ir Gavėjo banko sąskaitą galima pasirinkti iš išskleidžiamojo meniu.
Be to, galimà keisti sąskaitos Suma, Mokėjimo data ir Pastaba (Nuorodos numeris) iš šio iškylančio lango. Kai būsite pasiruošę, spustelėkite Sukurti mokėjimą norėdami užbaigti pardavėjo sąskaitos kūrimą. Tai padarius, ant RFQ formos pasirodys žalia Mokėjime juosta.
Kurti ir valdyti tiekėjų sąskaitas apskaitoje¶
Tiekėjų sąskaitas faktūras taip pat galima sukurti tiesiogiai iš apskaitos programėlės, **ne**sukūrus pirkimo užsakymo iš anksto. Norėdami tai padaryti, eikite į , ir spustelėkite Sukurti. Tai padarius, bus parodyta tuščia tiekėjo sąskaitos faktūros forma.
Šioje tuščioje tiekėjo sąskaitos detalės formoje, nurodykite tiekėją Tiekėjas laukelyje ir pridėkite produktus prie Produktas eilučių (po Sąskaitos eilutės skirtuku), spustelėdami Pridėti eilutę. Tada įveskite sąskaitos datą į Sąskaitos data laukelį ir bet kokią kitą reikalingą informaciją. Galiausiai spustelėkite Patvirtinti, kad patvirtintumėte sąskaitą.
Iš čia spustelėkite skirtuką Žurnalo elementai, kad peržiūrėtumėte (arba pakeistumėte) Sąskaitos žurnalus, kurie buvo užpildyti remiantis atitinkamų Tiekėjo ir Produkto formų konfigūracijomis.
Tada spustelėkite Pridėti kreditinę sąskaitą arba Pridėti debetinę sąskaitą, kad pridėtumėte kreditines ar debetines sąskaitas prie sąskaitos. Arba pridėkite Sąskaitos nuorodos numerį (būdami Redagavimo režime).
Tuomet, kai būsite pasiruošę, spustelėkite , kad užbaigtumėte Tiekėjo sąskaitą-faktūrą.
Patarimas
Norėdami susieti sąskaitos projektą su esamu pirkimo užsakymu, spustelėkite išskleidžiamąjį meniu šalia Automatinis užpildymas, ir iš meniu pasirinkite PU. Sąskaita bus automatiškai užpildyta informacija iš PU.
Kolektyvinis sąskaitų išrašymas¶
Tiekėjų sąskaitos faktūros gali būti apdorojamos ir tvarkomos partijomis Accounting programėlėje.
Norėdami tai padaryti, eikite į . Tada spustelėkite varnelės langelį puslapio viršutiniame kairiajame kampe, šalia Numerio stulpelio, po Sukurti mygtuku. Tai pasirinksite visas esamas tiekėjų sąskaitas su Paskelbta arba Juodraščio Statusu.
Iš čia spustelėkite Veiksmai pavaros piktogramą, kad eksportuotumėte, ištrintumėte arba išsiųstumėte ir atspausdintumėte sąskaitas; spustelėkite Spauda piktogramą, kad atspausdintumėte faktūras ar sąskaitas; arba spustelėkite Registruoti mokėjimą, kad sukurtumėte ir apdorotumėte mokėjimus už kelias tiekėjų sąskaitas vienu metu.
Kai pasirinktas Apmokėjimo Registravimas, pasirodo iššokantis langas. Šiame iššokančiame lange pasirinkite tinkamą žurnalą lauke Žurnalas, pasirinkite mokėjimo datą lauke Mokėjimo Data ir pasirinkite Mokėjimo Būdą. Taip pat yra galimybė pasirinkti Mokėjimų Grupavimas šiame iššokančiame lange.
Kai būsite pasiruošę, spustelėkite mygtuką Create Payment, kuris sukurs žurnalo įrašų sąrašą atskirame puslapyje. Šis žurnalo įrašų sąrašas bus susietas su atitinkamomis tiekėjų sąskaitomis.
Pastaba
„Registruoti mokėjimą“ parinktis tiekėjų sąskaitoms faktūroms grupėse veiks tik toms apskaitos operacijoms, kurių būsena nustatyta į „Paskelbta“.
Taip pat žiūrėkite